Cách sử dụng các tính năng cơ bản của ứng dụng văn phòng trên Samsung Galaxy Tab S

Một trong những điểm ấn tượng của dòng Samsung Galaxy Tab S đó là máy có thể dùng được bộ ứng dụng văn phòng Hancom Office với nhiều tính năng cực kì mạnh mẽ. Các app này do công ty Hàn Quốc có cùng tên phát triển và bạn có thể dùng chúng hoàn toàn miễn phí trên Tab S. Kết hợp với màn hình kích thước rộng rãi của tablet, Hancom Office sẽ giúp bạn xử lý thật nhanh chóng các văn bản, bảng tính hay bài thuyết trình mà không cần phải dùng đến máy tính. Trong bài viết này mình xin giới thiệu anh em về cách sử dụng Hancom Office cùng những tính năng chính của app.

Tóm tắt nội dung bài viết
​

Video
​

Cách cài đặt Hancom Office

Ngay khi vừa sắm chiếc Tab S về bạn sẽ thấy sẵn một ứng dụng của Hancom, đó là Hancom Office Viewer. Tuy nhiên, ứng dụng này chỉ cho phép chúng ta xem các loại tập tin văn phòng mà thôi chứ không chỉnh sửa được. Để có thể edit tập tin, các bạn làm như sau:

• Chạy ứng dụng Galaxy App
• Nhấn vào nút tìm kiếm ở góc trên bên phải màn hình
• Gõ chữ “Hancom”
• Lần lượt tải về ba ứng dụng sau:
  • Hancom Office Hword (dùng xử lý văn bản, tương tự như Word)
    
  • Hancom Office Hcell (dùng để làm việc với bảng tính)
    
  • Hancom Office Hshow (xử lý và trình chiếu tập tin thuyết trình)

Sau khi ba ứng dụng này đã được cài đặt xong, bạn hãy thử chạy bất kì app nào trong số chúng cũng được. Hancom Office sẽ tiến hành cập nhật lại bộ font của app cũng như một vài dữ liệu khác. Bạn chờ một chút để thao tác này hoàn tất nhé.

Tổng quan về giao diện chung và cách sử dụng

Vì giao diện của Hword, Hcell và Hshow cơ bản là giống nhau nên mình sẽ giới thiệu những điểm chung trong phần này, còn tính năng đặc thù riêng cho từng ứng dụng thì mình sẽ nói sau trong những mục bên dưới nhé. Vì Hancom Office rất rộng nên mình chỉ tập trung nói đến những vấn đề chính thường gặp khi làm việc với tập tin văn phòng, các tính năng nhỏ nhỏ thì có sẵn biểu tượng dễ hiểu và giống trên Microsoft Office nên bạn có thể làm quen rất nhanh.



Khi chạy bất kì app nào trong bộ Hancom Office, bạn sẽ thấy một giao diện cho phép bạn quản lý cũng như tạo mới tập tin. Tại khu vực này, ngoài việc tạo ra một file trắng, bạn có thể sử dụng nút “Mẫu tài liệu” để tạo nên những văn bảng, bảng tính hay bài thuyết trình đẹp mắt hơn. Nó giống tính năng Template của Microsoft Office trên máy tính vậy. Ngoài ra bạn cũng có thể mở tài liệu đã lưu sẵn trên máy, xem tất cả tài liệu đang có, kết nối và xem file trên những dịch vụ đám mây (Dropbox, Google Drive, OneDrive).

Để tạo một tài liệu mới, bạn nhấn vào nút “Tạo mới”. Ngay lập tức, một giao diện hết sức quen thuộc sẽ xuất hiện trên màn hình. Hancom được thiết kế theo dạng ribbon rất giống với Office trên PC nên bạn sẽ không mất thời gian làm quen lại với công cụ này. Chúng ta có các menu chính như sau:

File: dùng để tạo tài liệu mới, lưu, mở tài liệu, cấu hình phần mềm

Edit: cắt, sao chép, dán nội dung, sao chép định dạng của đoạn văn, chỉnh font, canh đoạn, kẻ bảng, biểu đồ, thêm hình khối, chèn ảnh hoặc clip art

View: thiết lập xoay trang thằng hoặc nằm dọc, chỉnh kích thước biên cho giấy, chèn watermark, chèn khung cho trang, phóng to hoặc thu nhỏ nội dung



Insert: chèn một số thứ gần giống như menu Edit, ngoài ra bạn còn có thể thêm text box, vẽ tự do lên tài liệu, chèn mục lục, header, footer, ngày tháng, đánh số trang, chèn siêu liên kết



Format: có một số tính năng về định dạng giống Edit, ngoài ra bạn có thể cho lùi đầu dòng vào hoặc ra xa, tạo danh sách với số đầu dòng, chèn page break (để sang trang mới), canh cột cho văn bản…



Slideshow: mục này chỉ có ở ứng dụng Hancom Hshow, nó là nơi cho phép bạn chạy bài thuyết trình,chèn hiệu ứng chuyển động, ẩn slide

Formulas: mục này chỉ có ở ứng dụng Hancom Hcell, nó là nơi bạn có thể xem, soạn thảo và chèn công thức tính toán vào tài liệu của mình.
Khi nhấn vào bất kì menu nào trong số những menu nói trên, một loạt các nút có kích thước lớn sẽ xuất hiện để bạn dễ thao tác hơn. Hãy thử kéo ngón tay sang trái hoặc phải trên những biểu tượng đó để thấy thêm các tính năng khác vốn có thể bị ẩn vào một góc màn hình.

Đừng quên lưu lại tập tin sau khi bạn đã làm xong một việc gì đó. Cũng như máy tính, việc save nên được tiến hành thường xuyên nhằm hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát dữ liệu. Hãy thử tưởng tượng bạn đã soạn gần xong văn bản rồi thì máy hết pin, khi đó thì quả thực là không vui chút nào. Hancom Office hỗ trợ tính năng tự động lưu, tuy nhiên chính bản thân bạn cũng nên đề phòng tình huống xấu nhất.

Cách định dạng văn bản trong Hword

Giờ thì chúng ta sẽ bắt đầu đi vào chi tiết tính năng đặc thù cho từng ứng dụng một, bắt đầu bằng trình xử lý văn bản Hword. Ở ngay giao diện chính của Hword, bạn sẽ thấy được hầu hết những menu mà mình liệt kê ở trên, ngoài ra còn có những thứ đặc trưng tập trung trong thẻ Edit > Paragraph giúp bạn định dạng loại đoạn văn của mình cho đẹp hơn. Các tính năng của Paragraph bao gồm:

• Alignment: canh trái, canh phải, canh giữa cho đoạn, hoặc canh đều hai biên
• Direction: hướng viết của chúng ta, thường thì sẽ là từ trái sang phải. Có một số thứ tiếng cần viết phải sang trái thì bạn chỉnh lại ở đây
• Indentation: chỉnh lùi dòng trái, phải
• First line: chỉnh cho dòng đầu tiên sẽ thụt vào bao nhiêu mm
• Spacing: khoảng cách giữa các kí tự với nhau
• Line spacing: khoảng cách giữa các dòng với nhau

Vậy để chỉnh lại các cấp độ tiêu đề, ví dụ như Tiêu đề 1 lớn, sau đó đến 1 nhỏ, rồi các mục nhỏ hơn thì sao? Bạn hãy vào menu Edit > Style. Tại đây bạn sẽ thấy mục “Standard” đại diện cho văn bản bình thường, Heading 1 cho tiêu đề cấp cao nhất, Heading 2 cho cấp nhỏ hơn, và cứ thế cứ thế.

Cách tạo một bài thuyết trình đẹp với Hshow

Lời khuyên của mình với bạn nào muốn tạo một bài thuyết trình mới hoàn toàn trên Hshow, đó là hãy sử dụng Mẫu (template). Hancom cung cấp cho chúng ta khá nhiều mẫu đẹp, bạn chỉ cần dựa vào đó để phát triển nội dung cho mình là được, khỏi mất công ngồi tinh chỉnh lại mọi thứ từ hai bàn tay trắng.

Để tạo bài thuyết trình từ mẫu, bạn vào File > Nhấn nút mũi tên nhỏ ở dòng New > Select Theme… Sau khi chọn xong mẫu mình thích, bạn sẽ có sẵn slide mở đầu. Điền tiêu đề và chú thích vào đấy.



Vậy làm sao để thêm slide nội dung cho bài nói của bạn? Bạn nhấn vào nút Edit > New slide. App sẽ hỏi bạn muốn chọn slide nào, thì tùy vào nội dung do bạn xây dựng mà bạn có thể chèn slide mở đầu chương, sau đó đến slide nội dung chi tiết, hoặc slide với hình ảnh mà thôi.



Ở bất kì slide nội dung nào, bạn sẽ thấy các dòng như “Double tap to add…”. Bạn hãy chạm hai lần vào các dòng chữ đó để bắt đầu gõ văn bản vào. Ngoài ra bạn cũng được quyền chạm vào biểu tượng hình bông hoa để chèn bảng, hình ảnh/video hoặc một ảnh clip art nào đó để bài thuyết trình được sống động hơn. Để bài thuyết trình được chuyên nghiệp, anh em không nên cho quá nhiều chữ hoặc hình ảnh vào, thay vào đó viết những câu thật ngắn gọn và súc tích là đủ.



Bước cuối cùng trong việc tạo một bài thuyết trình đó là chèn hiệu ứng. Tất cả những thứ này chúng ta sẽ tìm thấy trong thẻ “Slide show”. Cách thêm hiệu ứng thì y hệt như trên PowerPoint, đầu tiên bạn chạm tay vào một cột nội dung, sau đó nhấn nút “Add animation”. Hancom cho phép bạn chọn hiệu ứng xuất hiện, hiệu ứng biến mất cũng như hiệu ứng giúp nhấn mạnh nội dung.



Tuy nhiên, xin chia sẻ với anh em là hiệu ứng chỉ đóng vai trò phụ trong bài thuyết trình của mình mà thôi. Để phần nói của bạn thật sự thu hút người dùng, hãy dành nhiều thời gian cho phần chuẩn bị nội dung sao cho hay và liên quan nhất đến người nghe. Đừng cố gắng nhét thật nhiều hiệu ứng để chứng tỏ cho mọi người biết là bạn giỏi vi tính. Không, thứ mà người ta quan tâm là nội dung mà bạn mang lại có hay hay không. Hãy ghi nhớ điều này nhé.

Cách sử dụng công thức trong Hcell

Đối với một bảng tính Excel thì việc quan trọng nhất có lẽ nằm ở khâu viết công thức, còn những thứ định dạng lặt vặt khác thì Hancom thiết kế dễ hiểu nên bạn có thể tự tìm hiểu được. Để thêm công thức, các bạn làm như sau:

• Mở bảng tính Excel bạn muốn chỉnh sửa, hoặc tạo tập tin mới
• Chọn vào ô bạn muốn nhập công thức
• Chạm vào dòng F(x) ở cạnh trên màn hình, ngay dưới thanh công cụ. Giao diện khá giống Excel phải không nào?
• Để bắt đầu gõ công thức, bạn hãy bắt đầu bằng dấu =, sau đó là cú pháp tương ứng. Toàn bộ những cú pháp công thức này y hệt như bên Excel nên bạn không phải học lại từ đầu. Ví dụ, bạn có thể nhập được một formula như hình bên dưới. Nhấn Enter khi hoàn tất

Trong trường hợp bạn cần giúp đỡ về mặt công thức, hãy chuyển sang thẻ “Formulas”. Tại đây bạn sẽ thấy hàng loạt nút như

• Function: các hàm lấy giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, tính tổng, tính trung bình.
• Recently used: các hàm mới được sử dụng trong thời gian gần đây
• Financial: các hàm về tài chính
• Text: các hàm dùng để xử lý văn bản, ví dụ như đến số từ, viết hoa, viết thường, tìm kiếm, cắt bỏ khoảng trống
• Lookup: hàm liên quan đến việc tìm kiếm giá trị
• Logical: hàm logic, ví dụ như và, hoặc, đúng, sai
• Date & Time: hàm liên quan đến thời gian
• More Function: rất rất nhiều các hàm dùng cho mục đích khác có thể tham khảo tại đây.

Điểm cuối cùng mình muốn nói đến là thẻ “Data”. Nơi đây bạn sẽ tìm thấy các công cụ để sắp xếp lại dữ liệu (Sort), lọc dữ liệu (Filter), Pivot Table, chèn biểu đồ dạng nhỏ (sparkline). Còn để vẽ biểu đồ dạng lớn như bạn hay làm trong Excel, các bạn hãy chuyển sang thể “Insert” nhé, nơi đây có nhiều loại biểu đồ khác nhau cho bạn lựa. Đừng quên chọn khối dữ liệu để vẽ biểu đồ nhé.



Trên đây là những chia sẻ cơ bản về cách sử dụng bộ Hancom Office. Chắc chắn mình không thể nào kể ra từng tính năng, từng nút một, mình chỉ tập trung vào những thứ cơ bản mà bạn hay xài khi cần chỉnh sửa văn bản, bảng tính hay bài thuyết trình. Phần còn lại để dành cho các bạn tìm hiểu nhé. Đừng lo lắng, dễ lắm, y hệt như trên Microsoft Office của máy tính mà thôi. Nếu bạn gặp khó khăn hay thắc mắc gì thì hãy đăng lên đây để mọi người hỗ trợ nhé.