Microsoft kể về quá trình thiết kế Office dành cho iPad và cách hãng
tối ưu trải nghiệm trên iOS 7
Bộ ứng dụng văn phòng Microsoft dành cho Office hiện đã có hơn 27 triệu lượt tải về, một con số rất ấn tượng so với mặt bằng chung của các phần mềm di động. Theo lời Microsoft thì dự án Office dành cho iPad chính là sự kết hợp giữa trí tưởng tượng và khát vọng của cả đội ngũ nhân viên tại công ty. Ngay từ lần đầu tiên chạm tay vào mẫu máy tính bảng này, Microsoft đã nghĩ đến việc xây dựng Office sao cho người dùng thiết bị Apple vẫn có thể tận dụng những tính năng tốt đến từ Microsoft theo một cách hữu ích hơn và thú vị hơn.
Thiết kế hướng đến tình huống sử dụng
Trong vài năm qua, các thiết bị cảm ứng đã thật sự thay đổi cách mà người dùng tương tác với sản phẩm công nghệ, tuy nhiên khả năng thực sự của thiết bị di động vẫn chưa được khai thác một cách đầy đủ. Theo lời Microsoft thì "tiện ích di động là nhằm làm cho mọi thứ được hoàn tất, bất kể bạn đang ở đâu". Chính vì thế, bước đầu tiên của Microsoft khi thiết kế Office đó là tìm hiểu xem trong những tình huống nào người ta thường sử dụng iPad. Nói tóm gọn lại thì chúng bao gồm những trường hợp sau:
- Dọn đồ chuẩn bị về nhà
- Bắt đầu làm một thứ gì đó từ đầu
- Chỉnh sửa ở phút chót
- Dọn dẹp dữ liệu
- Phối hợp với đồng nghiệp
- Ghi chú
Bằng cách đi theo hướng đặt bối cảnh sử dụng làm trọng tâm, Microsoft nhấn mạnh ngay từ những ngày đầu rằng bộ Office sẽ là "dành cho iPad", không phải chỉ đơn thuần là "chuyển thể sang iPad". Đồng ý là Microsoft Office trên Windows có rất nhiều tính năng mạnh mẽ đáp ứng được nhu cầu cực kì đa dạng của rất nhiều người, "nhưng chúng tôi biết rằng việc mang hàng trăm nút lệnh, thanh công cụ và hộp thoại của Office sang iPad sẽ là một sai lần". Một trong những thước đo sự thành công của ứng dụng tiện ích đó là nó giúp người dùng có được năng suất đến mức nào? Điều này cũng có nghĩa là công ty phải tìm cách đem những tính năng phù hợp lên iPad. Dựa vào những tình huống trên, các kĩ sư của hãng đã quyết định nên giữ lại tính năng nào, cái nào nên bỏ đi, và những thứ gì cần phải được thiết kế mới hoàn toàn để chạy trên iPad.
Cũng nhờ vào những tình huống đó mà Microsoft đã đi đến quyết định đặt các nút lệnh lên trên cùng màn hình để người dùng có thể nhanh chóng sử dụng mà không phải lặp đi lặp lại theo tác mở menu. Hãng cũng tích hợp nhiều mẫu tài liệu để giúp xây dựng nên các file văn bản, bảng tính và bài thuyết trình một cách nhanh chóng trong khi vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ. Microsoft không quên giữ lại tính năng Track Changes của Word để giúp xem lại lời bình luận của bạn bè khi cùng nhau chia sẻ một tập tin. Hãng cũng cập nhật OneNote cho iPad với nhiều tính năng và giao diện mới để phục vụ tốt hơn người dùng.
Vậy còn những thứ Microsoft loại đi thì sao? Ví dụ, hãng đã lược bớt tính năng PivotTables trong Excel, việc liên kết tài liệu với các tác phẩm, dẫn chứng nổi tiếng cũng không còn xuất hiện, đơn giản vì chúng không phải là những thứ mà người ta hay làm với iPad. Đó là những công việc dành cho máy tính.
Trải nghiệm người dùng - một Office rất đặc trưng, và tối ưu hóa cho iOS 7
Nếu như những tình huống liệt kê bên trên giúp Microsoft định nghĩa những gì sẽ được mang lên Office dành cho iPad thì hãng vẫn phải giải quyết câu hỏi: làm điều đó như thế nào? Khi công ty nhìn vào cách người dùng đang xài các app văn phòng khác trên iPad, Microsoft nhận thấy rằng nhiều khách hàng cảm thấy họ chính là "những tay mơ đúng nghĩa". Nói cách khác, người dùng phải dành nhiều thời gian học các sử dụng hơn là thời gian bỏ ra để thật sự sử dụng chúng. Tất nhiên, điều này đi ngược hoàn toàn với mục tiêu của các ứng dụng văn phòng. Chính vì thế, khi nói về việc định nghĩa trải nghiệm người dùng, Microsoft muốn phần mềm của mình phải thật đơn giản và ai cũng có thể cầm lên dùng ngay.
Với mục tiêu như vậy, Microsoft đặt ra những yêu cầu cho Offce trên iPad như sau:
- Trải nghiệm phải giống với Office trên máy tính Windows, ngườu dùng không cần học lại
- Office phải không bị nhầm lẫn với các app khác, và được tối ưu cho iPad
- Xóa bỏ tất cả những yếu tố có thể làm phân tâm người dùng
- Nội dung của tài liệu phải là trọng điểm, không phải là giao diện và các nút phức tạp
- Trải nghiệm chung phải đẹp, nhanh và mượt mà
Microsoft rất muốn cân bằng giữa việc làm cho Office trở nên khác biệt và tối ưu hóa phần mềm cho nền tảng mà nó đang chạy. Điều này có nghĩa là Microsoft cần thiết kế bộ ứng dụng của họ theo phong cách iOS 7 nhưng vẫn phải giữ lại những điểm nổi bật của Office, đồng thời đảm bảo rằng việc sử dụng phải dễ dàng khi thao tác bằng ngón tay. Đây cũng là thử thách lớn nhất mà công ty gặp phải. "May mắn thay, bởi vì nhóm Office dành cho iPad và nhóm Mac của chúng tôi bao gồm nhiều chuyên gia về nền tảng Apple, chúng tôi đã có thể áp dụng kiến thức chuyên sâu của mình vào công việc".
Điều đó dẫn đến một thế hệ giao diện Ribbon mới dành cho iPad. Nó cũng giống như menu dạng Ribbon đang dùng trên Office 2013, tuy nhiên được tối ưu cho cảm ứng và màn hình của iPad. Để có được ngoại hình đơn giản và nhẹ nhàng, "chúng tôi đã nhét Ribbon vào ngay bên dưới thanh điều hướng của iOS và chỉ có một hàng nút duy nhất. Chúng tôi thiết kế nó để giúp người dùng duyệt qua các tính năng của Office nhưng không bị chôn vùi bởi hàng đống menu. Chúng tôi không muốn làm cho người dùng cảm thấy hoảng hốt bằng cách trưng ra hết mọi tính năng của Office". Ngoài ra, để trải nghiệm được mượt hơn, đội ngũ lập trình viên của Microsoft đã bổ sung thêm các hiệu ứng chuyển cảnh.
Song song đó, Microsoft cũng thêm vào thanh Quick Access nằm ở cạnh trái và phải Ribbon, nhờ đó khách hàng có thể truy cập ngay vào những tính năng thường xài như Undo, Redo, Search, Share mà không cần phải đổi tab.
Một khía cạnh khác của Ribbon dành cho iPad đó là nó tự động thay đổi bố cục khi người dùng đổi phương cầm máy. Khi máy ở chiều dọc, tức là không gian hiển thị rất hạn chế, Ribbon sẽ tự động ngắn lại, và ngược lại cho chiều ngang. Đây cũng là một nỗ lực của Microsoft nhằm làm Office tương thích với những chiếc iPad tương lai ngay cả khi các sản phẩm này dùng kích cỡ màn hình to hơn.
Khi việc định nghĩa giao diện và Ribbon đã hoàn tất, các nhà thiết kế và quản lý sản phẩm của Word, Excel, PowerPoint, OneNote đã cùng nhau làm việc chặt chẽ để đưa một số tính năng phù hợp trở thành thứ có thể xuất hiện trên cả 4 app. Bên cạnh đó, "chúng tôi cũng tinh chỉnh lại các yếu tố giao diện người dùng cốt lõi nhưng vẫn đảm bảo tính đồng nhất trên toàn bộ ứng dụng của công ty".
Nguyên lý thiết kế
Ngoài chuyện tối ưu Office trên iPad cho cảm ứng, công ty cũng muốn mang lại một cảm giác hiện đại, mới lạ và đẹp mắt cho người dùng. Microsoft cho biết rằng ngôn ngữ thiết kế mới của công ty cũng như phong cách iOS 7 chia sẻ với nhau một triết lý quan trọng: loại bỏ hết tất cả những gì phức tạp. Nói cách khác, cả Microsoft và Apple đều đang hướng đến sự đơn giản hóa, cả về mặt thiết kế lẫn mặt kiến trúc hệ thống. Trong quá trình xây dựng app, bất kì một thành phần đồ họa, nút hay nhãn chữ nào không cần thiết, Microsoft không ngần ngại xóa nó đi.
Kết quả có được là một hệ thống sạch sẽ với kiến trúc tốt, nơi mà mọi thứ đều có thể chạy được và lại chạy một cách rất hiệu quả nhưng vẫn rất đẹp. Và với khả năng áp dụng giao diện linh hoạt của iOS 7, "chúng tôi đã có thể mang lại một bộ Office không bị nhầm lẫn và tối ưu cho iOS 7, đúng như mong muốn ban đầu".
Microsoft chia sẻ thêm về nguyên lý của công ty như sau:
- Tự hào về mức độ lành nghề
- Nhanh và mượt
- Làm nhiều hơn với ít thứ hơn
- Thắng cuộc như một thực thể hoàn chỉnh
Trong đó, tự hào về mức độ lành nghề có nghĩa là khi công ty dồn sức vào những chi tiết của phần mềm, khách hàng sẽ nhận ra những thứ đó dù cho chúng thật nhỏ bé. Nguyên lý này còn được nâng lên cao hơn bởi vì từng pixel và từng chuyển động mà Microsoft vẽ ra trên màn hình của Office for iPad đều đã tối ưu cho màn hình Retina. Đây cũng là "phiên bản Office có chữ và đồ họa mịn nhất" mà Microsoft từng viết ra.
Nhanh và mượt. Microsoft giải thích rằng với số điểm ảnh cần render cao gấp bốn lần so với bình thường, việc tạo văn bản và đối tượng đồ họa cần phải được đầu tư một khoản không nhỏ để đảm bảo rằng giao diện của app đẹp nhưng vẫn nhanh. Điều này càng đúng hơn nữa với những chi tiết như tốc độ cuộn qua một tập tin bảng tính lớn, hay như hiệu ứng chọn ô trong Excel chẳng hạn.
Làm nhiều hơn với ít thứ hơn thể hiện niềm tin của Microsoft rằng việc cắt giảm thực chất là một nghệ thuật sáng tạo. Công ty tin rằng nội dung phải là nhân vật chính trong ứng dụng, không phải giao diện. Chính vì thế mà hiện tượng đổ bóng được giảm đến mức thấp nhất. Nếu những chi tiết này xuất hiện thì chúng chỉ có mục đích là hỗ trợ tính dễ sử dụng, dễ nhìn thấy cho app hoặc để tuân thủ theo các hướng dẫn về thiết kế của Apple đối với iOS 7.
Thắng cuộc như một thực thể hoàn chỉnh có nghĩa là Word, Excel, PowerPoint, và OneNote dành cho iPad sẽ cùng nhau mang lại một trải nghiệm thống nhất và đẹp mắt xuyên suốt mọi app. "Chúng tôi cũng không chỉ dừng lại tại đây. Nói một cách tổng quát, chúng tôi áp dụng những chất lượng thiết kế đồng nhất này vào Ngôn ngữ Thiết kế Microsoft".
